LAYANAN SIRKULASI

LAYANAN SIRKULASI PERPUSTAKAAN

Fadillah Aulia

Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial

Universitas Islam Negeri Sumatera Utara

fadillahaulia1314@gmail.com

ABSTRAK

 Layanan sirkulasi merupakan jasa pelayanan yang pertama kali berhubungan langsung dengan pemustaka. Aktifitas bagian sirkulasi menyangkut citra perpustakaan, baik tidaknya sebuah perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana pelayanan sirkulasi diberikan kepada pemustaka. Kegiatan sirkulasi sering dianggap sebagai ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian ini yang paling sering digunakan pemustaka atau berhubungan dengan pemustaka.

Kata kunci: Perpustakaan, layanan sirkulasi.

PENDAHULUAN

      Salah satu layanan yang diberikan dalam perpustakaan adalah layanan sirkulasi. Layanan sirkulasi merupakan unsur penting dalam kegiatan perpustakaan. Bagian sirkulasi menyangkut masalah peredaran bahan-bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan dengan para pemustakanya. Besarnya koleksi dan jumlah pemustaka perpustakaan merupakan faktor yang penting dalam menentukan siapa-siapa yang boleh meminjam, jenis dan jumlah buku yang boleh dipinjam, sistem peminjaman yang digunakan dan lamanya waktu peminjaman. Maka pemakaian koleksi dapat secara efektif, pengawasan terhadap bahan pustaka akan mudah dilakukan dan koleksi perpustakaan akan terjaga karena diketahui siapa peminjam koleksi, waktu pengembalian yang jelas dan pelanggaran dapat diketahui segera.

      Dalam dunia perpustakaan, pelayanan sirkulasi ini lebih dikenal dengan pelayanan peminjaman koleksi. Namun, pelayanan sirkulasi sebenarnya mencakup seluruh kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi, baik dibaca ditempat, difotocopi, atau koleksi yang dibawa pulang oleh pemustaka. Jadi, dapat dipahami bahwa bagian sirkulasi merupakan kegiatan atau pekerjaan yang berkhaitan dengan peminjaman atau pengembalian bahan pustaka (Lasa Hs, 2004).

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Layanan Sirkulasi

Kata “sirkulasi” berasal dari bahasa inggris “circulation” yang artinya perputaran, peredaran. Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka (Ibrahim, 2000). Menurut Sulistyo, bahwa salah satu kegiatan utama atau jasa utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainnya. Kegiatan peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi, artinya peminjaman. Bagian ini, terutama meja sirkulasi, sering kali dianggap sebagai ujung tombak jasa perpustakaan, karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pemustaka serta paling sering digunakan pemustaka. Karena unjuk kerja staf sirkulasi dapat berpengaruh terhadap citra perpustakaan.

Jadi, dapat disimpulkan pelayanan sirkulasi adalah pelayanan yang menyangkut peredaran bahan-bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Pada pelayanan sirkulasi ini dilakukan proses peminjaman bahan pustaka yang boleh dipinjam, penentuan jangka waktu peminjaman, pengembalian bahan pustaka yang dipinjam dan pembuatan statistic peminjaman untuk membuat laporan perpustakaan.

B.     Tujuan Layanan Sirkulasi

Tujuan layanan sirkulasi sebagai berikut:

1.     Agar mampu memanfaatkan koleksi semaksimal mungkin.

2.    Mudah untuk mengetahui siapa yang meminjam koleksi, dimana alamatnya, serta kapan koleksi itu akan kembali.

3.    Terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas, denan itu keadaan pustaka akan terjaga.

4.     Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.

5.     Apabila terjadi pelanggaran segera diketahui (Rahmah, 2018).

C.    Fungsi Layanan Sirkulasi

Bagian sirkulasi melakukan tugas sebagai berikut:

1.      Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan.

2.      Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan dan pengunduran diri anggota.

3.      Meminjam serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman.

4.      Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan.

5.      Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.

6.      Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku yang hilang atau rusak.

7.      Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman.

8.      Membuat statistika peminjaman.

9.      Peminjaman antar-pustaka.

10.  Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan.

11.  Tugas lain terutama berkaitan dengan peminjaman.

D.    Prinsip Layanan Sirkulasi

Prinsip-prinsip utama pelayanan pengguna yang baik tetap dipergunakan sebagai pedoman sebagaimana yang dinyatakan dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, bahwa prinsip-prinsip pelayanan pemaka adalah:

1.      Berorientasi kepada pemakai

Pemilihan sistem, bentuk dan pelayanan pemakai lebih ditekankan atas dasar kebutuhan dan kepentingan pemakai.

2.      Bersifat universal

Pelayanan pemakai yang baik adalah yang memandang pemakai sebagai keseluruhan dan bukannya sebagai individu. Oleh sebab itu, keseragaman keadilan dan pemerataan haruslah diperhatikan dalam pelayanan.

3.      Menggunakan disiplin

Pelaksanaan pelayanan pemakai dan berfungsi secara maksimal apabila diikuti dengan kedislipinan baik pada pihak pemakai maupun pada pihak petugas perpustakaan.

4.      Cepat, tepat dan mudah

Pelayanan pemakai yang baik adalah dapat dilaksanakan dengan cepat, tepat dan mudah sehingga diperlukan tertib administrasi yang teratur, terarah, cermat tetapi tidak membingungkan.

E.     Sistem Layanan Perpustakaan

Menurut Sjahrial-Pamuntjak sistem pelayanan pemakai pada perpustakaan umumnya dapat dilaksanakan melalui dua cara diantaranya:

1.      Sistem pelayanan terbuka

Sistem layanan terbuka merupakan cara yang dapat membantu pengguna perpustakaan untuk mecari informasi yang dibutuhkan secara langsung ke rak. Pada perpustakaan tinggi yang melayanai civitas akademika dan koleksi yang banyak biasanaya menggunakan sistem layanan terbuka.Sistem layanan terbuka memberikan kebebasan kepada pengguna perpustakaan memilih dan mengambil sendiri pustaka yang dikehendakinya dari ruang koleksi.

Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan sistem layanan terbuka adalah:

1)     Kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakanya.

2)     Menghemat tenaga. Sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mengembalikan pustakawan hanya mencatat kemudian mengembalikan buku-buku yang telah dibaca ditempat maupun yang dikembalikan hari itu juga.

3)     Judul-judul buku yang diketahui lebih banyak.

4)     Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat peminjam.

5)   Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari maka saat itu pula dapat memilih judul buku yang relevan.

6)      Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham.

Kerugian atau kelemahan dari sistem layanan terbuka adalah:

1)      Frekuensi kerusakan lebih besar.

2)     Memerlukan ruangan yang lebih luas. Sebab letak rak satu dengan yang lain memerlukan jarak yang longgar.

3)     Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering menyusun buku.

4)      Pengguna yang pertama kali datang keperpustakaan itu sering bingung (Perpustakaan Nasional RI, 1999).

2.      Sistem pelayanan tertutup

Pelayanan pemakai sistem tertutup merupakan pelayanan sirkulasi yang tidak memungkinkan pemakai memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka. Pada sistem pelayanan tertutup ini setiap penggunjung harus mengetahui dahulu dengan jelas pengarang atau judul buku subjek yang diinginkan kemudian meminta petugas perpustakaan mencarikannya keruang koleksi. Dalam sistem ini, pengguna harus menggunakan katalog yang disediakan untuk memilih pustaka yang diperlukanya.

Keuntungan menggunakan sistem layanan tertutup adalah:

1)     Susunan koleksi akan tetap rapi karena hanya petugas perpustakaan

yang dapat masuk kejajaran koleksi.

2)      Terjadinya kehilangan dan kerusakan bahan perpustakaan dapat diperkecil.

3)      Ruangan perpustakaan yang disediakan tidak perlu luas.

4)      Untuk koleksi yang sangat rentan terhadap kerusakan maka sistem ini sangat sesuai.

Kerugian menggunakan sistem layanan tertutup:

1)    Dalam menemukan bahan pustaka pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri kepengarangan dan ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul, pengarang, ukuran buku dan jumlah halaman.

2)      Judul buku yang dipilih melalui katalog kartu maupun online tidak

selalu menggunakan buku yang dimaksud.

3)      Pengguna tidak dapat melakukan browsing dijajaran rak.

4)    Jika peminjam banyak, dan tugas perpustakaan relativ terbatas hal ini membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga pemakai harus menunggu lebih lama (Perpustakaan Nasional RI, 1999).

F.     Kegiatan Layanan Sirkulasi

Kegiatan-kegiatan layanan sirkulasi didalam perpustakaan meliputi:

1.      Keanggotaan

Keanggotaan merupakan tanda bukti bahwa pengguna perpustakaan sudah mendaftarkan dirinya sebagai anggota perpustakaan. Keanggotaan ini menunjukkan bahwa pemegangnya mempunyai hak untuk fasilitas perpustakaan, membaca dan meminjam bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Kegunaan dari pada pendaftaran anggota adalah:

1)     Mengetahui jati diri peminjam.

2)      Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya.

3)      Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah buku yang dipinjam oleh para pembaca.

4)   Mengetahui golongan peminjaman untuk mengetahui pula kebutuhan mereka (Sutarno, 2003).

2.      Peminjaman

Peminjaman bahan pustaka merupakan kegiatan yang dilaksanakan pada bagian layanan sirkulasi. Layanan ini hanya terbuka bagi pengguna perpustakan yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan.

Langkah-langkah peminjaman pustaka sebagai berikut:

1)      Peminjam menunjukkan kartu anggota yang masih berlaku.

2)      Petugas mencatat nomor atau nama anggota yang bersangkutan.

3)      Petugas mencatat tanggal kembali pada kartu buku.

4)      Peminjam menanda tangani kartu buku.

5)      Buku diserahkan kepada peminjam.

6)      Petugas menyusun kartu buku pada kotak kartu buku berdasarkan tanggal kembali.

7)     Petugas menyusun kartu induk peminjaman berdasarkan nomor urut kartu anggota atau  abjad nama peminjam pada sistem buku besar.

3.      Pengembalian

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi. Langkah kerja yang dilakukan oleh perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah:

1)  Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan.

2)      Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali.

3)     Mengambil kartu pinjaman dari kotak kartu pinjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku.

4)      Membubuhkan stempel tanda “kembali” pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjaman.

5)      Mengembalikan kartu buku pada kantong buku.

6)      Mengembalikan kartu pinjam kedalam kotak kartu buku.

7)      Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak.

4.      Perpanjangan

Perpanjangan waktu peminjaman tergantung kepada kebijakan perpustakaan, ada perpustakaan yang memberikan perpanjangan sebanyak dua kali saja dan juga hanya memberikan satu kali saja.

Prosedur perpanjangan masa pinjam adalah sebagai berikut:

1)      Pengguna membawa buku yang dipinjam ke meja layanan.

2)      Petugas memeriksa formulir penempahan.

3)      Jika tidak ada menempah, petugas membubuhkan tanggal yang baru pada kartu pinjam dan kartu buku.

4)      Jika ada yang menempah, petugas tidak memberikan ijin perpanjangan.

5.      Penagihan

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut:

1)    Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan;pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari.

2)   Petugas membuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal.

3)     Bila bahan pustaka dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian.

Menurut Sutarno, apabila sudah beberapa kali dikirim surat peneguran tidak juga berhasil buku diperoleh kembali, perpustakaan masih dapat menjalankan tindakan sebagai berikut:

1)  Buku diambil dari rumah peminjam dengan biaya pengembalian dibebankan kepada peminjam. Cara ini kebanyakan dikerjakan oleh perpustakaan umum.

2)     Izin untuk meminjam ditarik dari anggota untuk waktu yang tertentu.

3)  Khusus diperpustakaan perguruan tinggi sanksi dapat berupa tindakan akademis, misalnya: tidak diberitahu nilai kuliah, tidak diserahkan ijazah si mahasiswa yang belum dikembalikan semua buku(bebas dari peminjaman).

6.      Pemberian Sanksi

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi sanksi yang diberikan bergantung kepada bobot pelanggaran, sanksi yang lazim dikenakan kepada pengguna ada tiga macam:

1)      Denda.

2)     Sanksi administrasi, misalnya tidak boleh meminjam bahan perpustakaan dalam waktu tertentu.

3)      Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar-mengajar.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi prosedur pemberian sanksi dilaksanakan sebagai berikut:

1)      Pelanggar menetapkan jenis dan tingkat pelanggaran atas dasar kuantitas dan kualitas tingkat pelanggaran.

2)     Petugas menetapkan jenis dan tingkat sanksi yang dikenakan sesuai dengan tingkat pelanggaran.

3)     Bila yang dikenakan sanksi akademik ditingkat perpustakaan, petugas mengusulkan     kepada kepala perpustakaan untuk menetapkan dan melaksanakan sanksi tersebut.

4)    Bila yang diberikan sanksi akademik ditingkat lembaga perguruan tinggi, kepala    perpustakaan mengusulkan kepala pemimpin perguruan tinggi untuk menetapkan dan melaksanakan sanksi tersebut.

7.      Bebas pinjaman

Bebas pinjaman adalah salah satu kegiatan pada pelayanan sirkulasi, yang memberi keterangan tanda bukti tidak lagi mempunyai pinjaman diperpustakaan. Keterangan bebas tagihan berfungsi untuk mencegah kemungkinan kehilangan bahan pustaka.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggip rosedur kegunaan dari keterangan bebas pinjam diperlukan untuk:

1)      Ujian akhir

2)      Yudisium

3)      Penerimaan ijazah

4)      Pindah studi keperguruan tinggi lain

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan pemberian surat keterangan “bebas pinjam” dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:

1)      Pengguna yang membutuhkan keterangan “bebas pinjaman” menyerahkan tanda pengenal.

2)     Petugas mengambil kartu pinjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal.

3)      Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada kartu pinjaman.

4)      Kartu pinjaman yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman distempel “bebas pinjam”.

5)      Petugas mengisi tanda bukti bebas pinjaman” dengan identitas pengguna.

KESIMPULAN

Dapat disimpulkan pelayanan sirkulasi adalah pelayanan yang menyangkut peredaran bahan-bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Pada pelayanan sirkulasi ini dilakukan proses peminjaman bahan pustaka yang boleh dipinjam, penentuan jangka waktu peminjaman, pengembalian bahan pustaka yang dipinjam dan pembuatan statistik peminjaman untuk membuat laporan perpustakaan.

DAFTAR PUSTAKA

Bafadal Ibrahim. (2000). Pengolahan Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.

Indonesia, Perpustakaan Nasional RI. (1999). Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI.

Lasa Hs. (2004). Sistem Penyajian Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Majelis Pustaka Pimpinan Pusat Muhammadiyah.

Sjahrial-Pamuntjak, R. (2000). Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta: Djambatan.

Sulistyo Basuki. (1993). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Sutarno. (2003). Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Yayasan Obor Indonesia.