Layanan Mandiri (Self Service)

LAYANAN MANDIRI (SELF SERVICE) DI PERPUSTAKAAN UNILA

Oleh : Fadillah Aulia

PENDAHULUAN

           1 .      Latar Belakang

Pada hakikatnya perbedaan dari sebuah perpustakaan dapat dilihat dari layanan. Layanan tersebut antara lain layanan pemustaka dan layanan teknis. Dalam memberikan layanan pemustaka kita harus memberikan pelayanan yang prima dimana kita sebagai pustakwan harus memberikan tampilan yang menarik bagi pemustaka, karena pustakawan menjadi cerminan terhadap layanan perpustakaan yang dikelola. Aktivitas kegiatan layanan pemustaka yang paling sering dilakukan pada perpustakaan adalah layanan sirkulasi, dimana layanan sirkulasi tersebut merupakan nadi dari seluruh kegiatan layanan bagi pemustaka dalam hal memperoleh informasi. Dikarenakan perpustakaan sebagai penyedia informasi dan jasa informasi bagi pemustaka perpustakaan. Sehingga, perpustakaan harus memberikan layanan yang optimal.

Menurut Muh. Azwar Muin hampir setiap lembaga ataupun oranisasi tidak tekecuali perpuastakaan saling berpacu untuk meningkatkan berbagai layanannya juga memberdayakan peran TIK. Dengan kemajuan teknologi informasi yang berkembang sangat pesat, timbul inovasi tebaru untuk menunjang layanan sirkulasi perpustakaan, sebelum perpustakaan menyediakan layanan sirkulasi menggunakan jasa pustakawan (manual) untuk mencatat sebuah kegiatan meminjam dan mengembalikan koleksi. Tetapi, saat ini layanan sirkulasi dapat dikerjakan sendiri (pemustaka) tanpa bantuan pustakawan (self service).

Contoh dari layanan sirkulasi mandiri telah diterapkan dalam Perpustakaan UNILA. Perpustakaan UNILA telah menerapkan sistem baru pada layanan sirkulasi, yaitu sistem berbasis RFID (Radio Frequency Identification). Peralihan ini dilakukan agar efisiensi, kecepatan, dan akurasi pada layanan sirkulasi dapat ditingkatkan seiring bertambahnya jumlah koleksi dan pengunjung Perpustakaan UNILA.

            2 .      Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka penulis merumuskan beberapa rumusan masalah sebagai berikut:

a.       Bagaimana gambaran umum layanan mandiri di Perpustakaan UNILA?

b.      Bagaimana layanan mandiri peminjaman di Perpustakaan UNILA?

c.       Bagaimana layanan mandiri pengembalian di Perpustakaan UNILA?

d.      Bagaimana layanan mandiri keamanan di Perpustakaan UNILA?

TINJAUAN PUSTAKA

            1 .      Layanan Mandiri (Self Service)

Menurut Kamus Umum Besar Bahasa Indonesia kata layanan berarti perihal atau cara melayani pelayan. Sedangkan mandiri adalah keadaan dapat berdiri sendiri, tidak dapat bergantung kepada orang lain. Layanan mandiri tidak digunakan untuk proses peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan aktivisi anggota perpustakaan  tetapi juga keamanan perpustakaan maupun bahan pustaka. Layanan mandiri ini bukanlah hal yang baru, perpustakaan luar negeri sudah lama menggunakan layanan ini. Di indonesia sendiri layanan seperti ini digunakan untuk mesin ATM, dimana kita sendirilah yang memproses semuanya dalam hal transaksi uang.

Jadi dapat disimpulkan bahwa layanan mandiri (Self Service) perpustakaan adalah segala aktivitas pemustaka baik dalam peminjaman, pengembalian, perpanjangan, dan aktivitas lainnya dilakukan sendiri tanpa harus dikerjakan oleh pustakawan dan mengunjungi meja sirkulasi, tetapi pemustaka pergi ke alat RFID untuk melakukan scan barcode dan mengambil struk peminjaman. Untuk pengembalian pemustaka tidak harus mengunjungi meja sirkulasi, tetapi langsung memasukan buku ke drop box yang secara otomatis akan mendata pengembalian buku.

            2 .      Layanan Peminjaman Mandiri (Self Service Check-Out)

Layanan peminjaman mandiri (self service check-out) adalah layananyang disediakan bagi pengguna yang ingin meminjam koleksi perpustakaan. Sesuai dengan namanya, layanan peminjaman koleksi perpustakaan ini dilakukan oleh masing-masing pengguna secara individu melalui interaksi dengan mesin. Berbeda dengan peminjaman koleksi secara manual yang masih dibantu dengan interaksi antara pengguna dan pustakawan. Peminjaman koleksi dilakukan dengan menggunakan mesin layanan mandiri (self service machine) dengan teknologi Radio Frequency Identification (RFID). Mesin menampilkan intruksi pada layar untuk memandu pengguna. Kemudian mesin mengeluarkan slip (receipt) peminjaman yang dapat disimpan pengguna untuk referensi ketika ingin mengetahui batas waktu peminjaman.

             3 .      Layanan Pengembalian Mandiri (Self Service Check-In)

Layanan pengembalian mandiri (self service check-in) adalah layanan yang disediakan bagi pengguna yang ingin mengembalikan koleksi perpustakaan yang telah dipinjam. Sesuai dengan namanya, layanan pengembalian koleksi perpustakaan ini dilakukan oleh masing-masing pengguna secara individu melalui interaksi dengan mesin. Pengembalian koleksi secara mandiri dilakukan dilakukan dengan menggunakan menggunakan mesin layanan mandiri (self service machine) dengan teknologi Radio Frequency Identification (RFID). Mesin menampilkan intruksi pada layar untuk memandu pengguna. Kemudian mesin mengeluarkan slip (receipt) pengembalian yang dapat disimpan pengguna untuk referensi.

             4 .      Layanan Keamanan Mandiri

Layanan keamanan mandiri adalah layanan yang disediakan perpustakaan untuk menjaga koleksi perpustakaan agar tidak terjadi pencurian koleksi. Biasanya alat yang digunakan untuk mencegah pencurian yaitu security gate, alat ini berbentuk gerbang pada pintu keluar masuk perpustakaan yang dapat mendeteksi adanya koleksi yang dibawa keluar tanpa dipinjam terlebih dahulu dengan tanda berbunyinya alarm.

HASIL DAN PEMBAHASAN

            1 .      Gambaran Umum Layanan Mandiri di Perpustakaan UNILA

Perpustakaan UNILA memigrasi sistem barcode dengan sistem radio frequency identification (RFID). Sistem RFID merupakan teknologi identifikasi yang menggunakan gelombang radio. Sistem ini pertama kali diperkenalkan, sekaligus dipatenkan oleh Mario Cardullo pada 1973 dengan menggunakan transponder radio pasif ber-memori. Dalam pengelolaan perpustakaan, sistem RFID saat ini merupakan sistem paling muktahir dalam proses peminjaman buku.

Terdapat tiga macam alat yang digunakan dalam sistem ini, yakni tag label, RFID reader, dan antena. Ketiga alat ini dihubungkan dengan gelombang frekuensi yang sama. Seperti halnya barcode, tag label merupakan label khusus yang ditempelkan pada setiap buku yang akan diidentifikasi. Ada beberapa jenis tag label dalam sistem ini. Untuk perpustakaan, tag jenis read/write yang dapat dibaca dan ditulis ulang berkali-kali yang banyak digunakan. Sedangkan RFID reader digunakan untuk membaca informasi yang terdapat pada tag.

Alat terakhir yaitu antena, terpasang pada tag label dan RFID reader. Antena berfungsi untuk menghubungkan sinyal frekuensi dari kedua alat sebelumnya. Ketiga alat ini kemudian terintegrasi kedalam mesin-mesin pelayanan RFID, yang meliputi pelayanan peminjaman mandiri, sistem book drop, gerbang Electronic Article Surveillance (EAS Gate), dan stock opname.

             2 .      Layanan Peminjaman Mandiri di Perpustakaan UNILA

Layanan peminjaman mandiri di Perpustakaan UNILA menggunakan tiga buah mesin smart serve. Mesin smart serve disebut juga KiosK atau anjungan peminjaman mandiri yang bentuknya mirip seperti mesin ATM. Cara peminjaman mandiri di Perpustakaan UNILA dengan cara pemustaka membawa buku yang akan dipinjam, meletakkannya sendiri pada KiosK dan men-scan ID (mahasiswa UNILA berupa KTM yang terdapat barcode). RFID Reader pada KiosK bisa membaca tumpukan buku secara sekaligus tidak perlu dilakukan satu-satu seperti pada sistem barcode. Sistem akan mendeteksi buku dan ID peminjamannya dan kemudian mengeluarkan struk bukti peminjaman.

Jumlah buku yang dapat diidentifikasi memang tak terbatas, namun jumlah buku pinjam maksimal seperti sebelumnya, yakni tiga buah buku dalam seminggu. Begitupula dengan denda yang masih Rp 500,- tiap buku perhari keterlambatannya. Hal ini untuk mengatasi jatah buku yang terbatas di perpustakaan.

             3 .      Layanan Pengembalian Mandiri di Perpustakaan UNILA

Pada layanan mandiri di Perpustakaan UNILA, selain menggunakan KiosK juga dapat menggunakan mesin smart return atau drop box yang dipasang di dinding teras kanan luar gedung Perpustakaan UNILA. Peletakan perangkat diluar gedung ini dengan tujuan agar layanan pengembalian tetap dapat dilakukan peminjaman meskipun bukan pada jam kerja perpustakaan. Sistem akan mendeteksi ID peminjam dan buku yang dikembalikan, kemudian mengeluarkan struk bukti pengembalian.

Buku yang dipinjam cukup dimasukan kedalam mesin. Selanjutnya mesin akan mengidentifikasi setiap buku sesuai dengan jenis penomoran buku, sebagaimana yang telah diatur sesuai dengan nomor panggil sebelumnya. Buku yang telah diidentifikasi tersebut, secara otomatis terpisah-pisah kedalam drop box perjenis buku. Terakhir petugas mengambil buku dari  drop boxuntuk ditempatkan di rak buku masing-masing.

Dalam hal pengembalian buku terlambat, maka muncul informasi denda di monitor. Mahasiswa mesti membayar denda ke petugas. Apabila denda belum dibayar maka otomatis peminjam selanjutnya mahasiswa tersebut tidak diizinkan oleh mesin.

             4 .      Layanan Keamanan Mandiri di Perpustakaan UNILA

Untuk keamanan, sistem dilengkapi dengan RFID gate  yang dipasang pada pintu masuk atau keluar ruang sirkulasi dan pintu keluar di lobi utama gedung Perpustakaan UNILA. RFID gate berfungsi sebagai EAS (Electronic Article Surveillance) atau anti pencurian, dapat mendeteksi koleksi yang diambil secara ilegal dari dalam perpustakaan. Alarm akan berbunyi jika koleksi yang terdeteksi tidak melalui proses sirkulasi yang semestinya.

PENUTUP

             1 .      Kesimpulan

Berdasarkan uraian dan hasil pembahasan yang telah dipaparkan, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:

a.   Perpustakaan UNILA telah menerapkan sistem baru pada layanan sirkulasi, yaitu sistem berbasis RFID (Radio Frequency Identification). Dengan menggunakan tiga macam alat, yakni tag label, RFID reader, dan antena.

b.  Cara peminjaman mandiri di Perpustakaan UNILA dengan cara meletakkan buku yang hendak dipinjam diatas meja pindai, dan menepelkan KTM pada bagian ID. Selanjutnya buku diidentifikasi secara otomatis oleh mesin dan kemudian mengeluarkan struk bukti peminjaman.

c. Buku yang dipinjam cukup dimasukan kedalam mesin. Selanjutnya mesin akan mengidentifikasi setiap buku sesuai dengan jenis penomoran buku. Buku yang telah diidentifikasi tersebut, secara otomatis terpisah-pisah kedalam drop box perjenis buku. Terakhir petugas mengambil buku dari  drop box untuk ditempatkan di rak buku masing-masing.

d. Keamanan di Perpustakaan UNILA menggunakan EAS gate yang berfungsi untuk mendeteksi adanya pengambilan barang tanpa izin.

            2 .      Saran

Berdasarkan kesimpulan yang telah diuraikan diatas, maka saran yang dapat penulis berikan yaitu, terus pertahankan layanan mandiri yang ada di perpustakaan dengan baik, dan kembangkangkan lagi sistem yang ada di perpustakaan sebaik mungkin.

Daftar Pustaka

Muin, Muh. Azwar. 2014. Information Literacy Skill:  Strategi Penelusuran Informasi Online. Makasar: Alauddin University Press.

Nur, Mohamad. 2017. Persepsi Pemustaka Terhadap Layanan Sirkulasi Menggunakan Sistem Self Service Pada Perpustakaan Kementerian Perdagangan Republik Indonesia [skripsi]. Jakarta: Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah.

Sihombing, Meylan. 2017. Layanan Mandiri Perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED) [skripsp]. Medan: Universitas Sumatera Utara.

Sutarno NS. 2004. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Segung Seto.

Taryanto, Wawan. 2016. Sistem Baru Perpustakaan Unila. https://teknokra.com/kampus/universitas/sistem-baru-perpustakaan-unila.html